7 самых популярных функций помощника закупок min-max.pro

7 самых популярных функций помощника закупок min-max.pro

7 самых популярных функций помощника закупок min-max.pro

Если по-началу помощник был лишь вспомогательным средством для закупщика (дополнительным модулем для автозаказа), который позволял снизить количество рутинных операций при формировании заказа поставщику, то сейчас – это целая автоматизированная система, с помощью которой можно анализировать продажи, делать перемещения между складами и филиалами, работать с поставщиками и многое другое.

Помощник оброс таким количеством функций, что сейчас закрывает большинство потребностей, связанными с закупками. За 5 лет min-max.pro из простого отчёта превратился в отдельную подсистему для 1с. Количество основных функций перевалило за 19. А мелкие доработки исчисляются сотнями.

Какой-то частью функций пользуются единицы пользователей, и они специфичны для конкретных случаев. А есть основной функционал, который ежедневно используется большинством наших клиентов. На основании мнения пользователей мы собрали ТОП-7 самых востребованных функций помощника

Автозаказ у поставщика 

Несмотря на широкую палитру возможностей, основной функцией так и остался автоматический заказ поставщику в 1с. Программа формирует заказ, если остаток товара опустится ниже точки заказа. При этом и сама точка и объем заказа рассчитывается автоматически на основании продаж и сроков поставки. Естественно, сохраняется возможность вручную изменить рассчитанные автоматически значения.

Прогнозы строятся с учетом сезонности, истории продаж, сроков поставки, учитываются резервы и остатки, исключаются крупные оптовые и тендерные продажи.

Автоперемещение 

Второй по значимости функцией помощника являются внутреннее перемещение товара в 1с. За последний год её возможности сильно расширились. Теперь перемещения между филиалами можно осуществить множеством способов:

  • автоматически перемещать товары из центра в магазины (по потребностям магазинов);
  • автоматически перемещать излишки туда, где этот же товар находится в дефиците
  • автоматически пополнять товары распределительного центра (для дальнейшего перемещения в магазины);
  • автоматически выравнивать остатки между магазинами (проводить балансировку), возвращать излишки из магазинов в центр;
  • вручную возвращать товар из магазинов в центр;
  • вручную перемещать товары между магазинами;
  • автоматически и вручную формировать заказ поставщику напрямую в каждый магазин

Аналитика 

Ещё одна востребованная функция помощника – анализ продаж. В одном месте собрана информация о продажах, текущем товарном запасе, объеме неликвидных товаров. В суммовом и количественном выражении эти показатели можно видеть по группам или конкретным товарам по всем филиалам, либо по каждому в отдельности.

Поэтому отчет используется не только отделом закупок, но и коммерческими директорами.

Работа с неликвидами

Сейчас многие компании отмечают проблемы со свободными деньгами: часть клиентов перестали платить или пытаются отсрочить платежи. Но всё же остаются и те, кто продолжают закупать товары несмотря на кризис. Выручка сократилась, но работать и платить поставщикам все равно надо.

В такой ситуации можно использовать скрытые резервы в виде неликвидов. Стоит сформировать их список, понять, каков их объем и что можно предпринять. Если неликвидов много, это признак плохо выстроенного процесса закупок, нужно во-первых, задуматься о внедрении системы автозаказа, во-вторых проанализировать список, решить что с ним сделать и дать соответствующие поручения, в-третьих — сформировать отчет через месяц, убедиться, что лёд тронулся и объем неликвидов стал уменьшатся.

Помощник закупок формирует список неликвидов, позволяет назначить на них скидку, установить произвольное свойство (чтобы анализировать их в других стандартных отчётах 1С), перераспределить между филиалами или вернуть в центр.

Отчет по списку неликвидов может автоматически формироваться и отправляться на почту директору и ответственному. Таким образом можно наладить регулярный мониторинг неликвидов, чтобы держать ситуацию с ними под контролем.

Востребованность обеих функции среди пользователей системы выросла в последнее время.

Загрузка прайсов

Автоматизируя отдел закупок, также необходимо оптимизировать и работу с поставщиками. Это отдельный мир, в котором процессов не меньше. Главной проблемой всегда является работа с прайсами. Она занимает львиную долю всего рабочего времени. Здесь кроются множество ошибок и просчетов.

Помощник снабжен модулем для загрузки цен и остатков поставщиков в базу, подбора поставщиков по минимальной цене. Для поиска товара сразу по всем прайсам поставщиков используется модуль “Поиск по прайсам”. Загрузка прайсов встроена во все версии помощника закупок, её не нужно докупать отдельно. Сейчас поддерживается только ручная загрузка из файлов формата MS Excel. В скором времени (не позднее лета 2020) появится полностью автоматическая загрузка прайсов с электронной почты, прямых ссылок, FTP-ресурсов, парсинга или API сайтов поставщиков. Также будет поддерживаться загрузка прайсов в формате YML.

Выгрузка в прайс поставщика 

Ёще одна полезная функция помощника – это выгрузка в прайс поставщика. Вроде бы мелочь, но очень экономит время и поэтому попала в наш ТОП.

Многие поставщики требуют, чтобы заказ прислали в колонке их прайса. А в прайсе легко может быть больше 3000 строк и закупщик, которому нужно разнести 100 строк своего заказа, тратит кучу времени, которому можно найти куда более полезное применение.

Выгрузка в прайс позволяет быстро автоматически заполнить колонку “заказ” непосредственно в прайсе поставщика при формировании заказа.

Установка цен

Замыкает наш ТОП-7 самых востребованных функций помощника по мнению его пользователей – возможность устанавливать цены в помощнике прямо из отчета. Эта возможность вскользь упомянута при описании неликвидов, но изменять цены нужно не только у них. В большинстве предприятий менеджер по закупкам давно по факту является категорийным менеджером. Т.е. отвечает не только за закупку, но и за продажу этого товара. А значит и назначает цену на него. Очень удобно это делать, не “отходя от кассы” в тот же момент, когда производится анализ ассортимента или заказ поставщику.

Не нужно переключаться между помощником и документом “Установка цен”. В одном месте видны продажи, остатки, залежалость, текущая наценка, закупочная и продажная цена. И здесь же есть возможность установить новую цену, а затем перенести все изменения в новый документ “Установка цен номенклатуры” одной кнопкой.

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.